准备开一个小便利店，如何做账比较合适？深圳市三人行管理咨询有限公司著名品牌营销专家、首席咨询李桉华老师认为，夫妻老婆店性质的私人便利店把账务弄清楚很有必要，进货、销售和库存，促销和毛利率、畅销滞销和周转率等都需要清晰，才能对经营决策有帮助，从而在有限资金的使用和面对商圈竞争中占有先机。
然而这个财务数据清楚的目的，从几十平米的单店便利店来看，一套便利店销售系统完全就可以解决，其他房租人工等运营成本每月基本固定，做准确及时记录既可以。
并不需要财务会计做账，小店做账也不一定能做细致还不如不做，将精力放在维护数据准确、如何增加销售和提高服务才是应该做的，不要本末倒置。
一、基础：所有经营商品必须建立数据化档案
小便利店想做账，无非就是想搞清楚钱是怎么花的，是赚了还是赔了，好为将来做决策参考，因此所有数据的准确是基础。再小的便利店也有1000个左右的单品，每个单品的进价售价、毛利率和存量、供货渠道和资金使用都不同，人工很难管理好，要通过销售系统来维护。
比如1000个单品有50家供应商供货，其中有200个单品是自己现金采购的，需要对所有供应商建立准确档案、对每个单品的商品信息完整准确录入，进货数量更需要实际验证输入，每一次引进新品和进货都要始终如一，这是便利店账务清晰的基础。
如果不做这个基础工作，便利店经营就会陷入混乱，对重视单品管理和坪效运营的便利店就是灾难，不可能经营好。另外，自采的商品也要与50家供应商一样，要自建供应商码完善资料。小便利店还无法完全数字化运营，但在数据准确上是能做到的，做的好经营中就越省事。
二、经营：进销存管理必须经过销售系统循环
进货前面已经说过必须经过销售系统，销售也是一样要经过前台收银机，从而减掉库存保证进销存准确。这里最重要的是商品信息维护，便利店的促销没有超市频繁，流量和销售额也没有那么大。
但进价和售价也会有变动，在发生变化时要在系统上进行维护调整，否则就不能销售账务就会混乱。进货验货准确录入，销售全部经过POS机，商品价格等信息变动及时维护更改，其结果就是库存会准确，毛利率清晰、给供应商结算款也清楚，盈利状况也一目了然。
这其实都是零售业的基本运营操作，然而现实中的确有便利店根本不重视或者懒得做。本质上这些店不仅无法盈利，也早就该被淘汰了。对经营者最重要的，就是养成习惯持之以恒周而复始的做好，否则何来赚钱的可能？这也是账务清楚的基本操作。
三、损耗：降低损耗和定期盘点保证经营质量
便利店经营中商品出现损耗是不可避免的，比如破袋破瓶，现金采购的商品过了保质期、库房管理不善有些商品没有摆出来卖等，这些都会导致损耗出现。损耗损失的是时间成本、利润和资金，并且在经营中并不能保证每个供应商都能提供售后服务。
左一：著名品牌营销专家 李桉华老师 左二：著名咨询专家 许元德老师 右一：著名咨询专家 王海兵老师
降低损耗是便利店经营的重点，私人小便利店或许还无法经营鲜食即食品，这方面损耗会少一点。但损耗出现是多方面管理导致的，比如进货商品信息录入错误，临期商品管理不佳，价格变动没有及时调整等。各种问题导致的损耗在日常经营中就要注意。
盘点是实体店财务状况反馈的有效手段，虽然小便利店自己管着看着感觉很安全很有数，但要想获得准确数据，定期盘点也是有必要的。多久盘点这个取决于便利店自己，肯定是做不到连锁品牌周盘。另外，盘点出现的差异在确认后要进行维护调整，更新库存保证今后经营数字的准确。
四、成本：管控固定成本适度增加营销费用
除了商品周转产生信息流、资金流和物流，便利店经营成本也有不少。除了房租成本，人工成本如果不雇人自己做也能省不少，但是建议也核算制定一个工资标准，作为费用核算，房租和人工以月度计算即可。
水电费、包装袋和收银纸等耗材每月也是固定的，另外外卖平台的佣金等也是费用，便利店促销不多，但因为竞争的存在，商品毛利也会受到影响换算后也是成本的增加。营销费用是随着市场需求，增减并不固定。
总的来说，便利店有固定的和变动的成本，月度摊销的成本大体是稳定的，也很容易计算。小便利店暂时不会连锁发展，也不存在投资等复杂行为，只要作好记录与商品利润核算清楚，也就知道了便利店的财务状况。
五、最后
小便利店要做账不是不可以而是不必要，因为业务不复杂，想要了解和知道的数据都会在系统上看到，成本也不复杂。如果有一天做得好需要连锁发展了，从总部的角度进行财务核算，那就是另一回事了，那时流程才有用。
私人便利店目前竞争激烈，除了了解经营数据和系统财务报表，重心最好放在怎样做好销售和提高能力上，商品结构和服务体系，场景打造和异业联盟，社区消费和需求满足这些做好了，便利店才能活下来。
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最后，著名品牌营销专家，曾服务于世界顶尖咨询公司，现深圳市三人行管理咨询有限公司首席咨询李桉华老师，送出迅速成交法的16字箴言：调整频道、投其所好、了解需求、送上解药。这16个字箴言非常重要，悟是缘分是根本，愿您在定向精准营销这条路上，越走越宽越走越远，最终实现诚信式迅速成交。
